หลักการประสานประโยชน์ มีพื้นฐานสำคัญ 4 ประการ ได้แก่:
- การวางแผนประสานประโยชน์
- การสร้างสัมพันธภาพประสานประโยชน์
- การทำข้อตกลงประสานประโยชน์
- การบำรุงรักษาการประสานประโยชน์
1. การวางแผนประสานประโยชน์
ข้อแรกนี้หมายความว่าอย่างไร? วิทยากรเคยเล่ากรณีตัวอย่างการเจรจาเส้นทางการบินระหว่างไทยกับพม่า ในช่วงแรกต่างฝ่ายต่างเอาผลประโยชน์ของตนเองเป็นที่ตั้งและหวาดระแวงกัน จนเกือบต้องยกเลิกการเจรจา แต่แล้วฝ่ายไทยได้ปรับแผนใหม่ โดยใช้แนวทางการประสานประโยชน์ เสนอว่าเรามีเส้นทางการบินใดที่อยากแลกเปลี่ยน และพม่าจะได้ประโยชน์อย่างไรจากตรงนี้ เมื่อทางพม่าเห็นข้อเสนอที่ตนได้รับประโยชน์ชัดเจน จึงใช้แนวทางเดียวกันตอบรับว่าไทยจะได้ประโยชน์อย่างไรหากนำเครื่องลงจอดในปลายทางที่พม่ากำหนด สุดท้ายการเจรจาครั้งนั้นก็ประสบความสำเร็จด้วยดี
วิทยากรได้ถามต่อว่า "เคยเล่นปิงปองไหมครับ ถ้าเพื่อนเล่นชนะเราตลอด สิ่งที่จะเกิดขึ้นคืออะไร?"
ผู้เขียนตอบไปว่า "คงขอแก้มือเพราะอยากชนะบ้าง แต่ถ้าแพ้ทุกครั้งก็คงเลิกเล่น"
เมื่อนำมาปรับใช้กับงาน HR: เราควรกำหนดเป้าหมายของเราให้ชัดเจน ขณะเดียวกันก็ต้องคาดเดาเป้าหมายของอีกฝ่ายด้วย ส่วนที่เห็นพ้องต้องกันก็แยกไว้ออกไปก่อน ส่วนที่ยังมีความเห็นต่าง ให้พยายามหาทางออกด้วยการประสานประโยชน์เพื่อประนีประนอมหาจุดลงตัวร่วมกัน
2. การสร้างสัมพันธภาพประสานประโยชน์
การมีความคุ้นเคยและสัมพันธภาพที่ดีก่อนเริ่มเจรจา มักส่งผลให้งานประสบความสำเร็จง่ายกว่าการไม่เคยรู้จักกันมาก่อน HR จึงควรสร้างมิตรภาพก่อนการต่อรองให้ได้
💡 หัวใจสำคัญในการสร้างสัมพันธภาพของ HR:
สิ่งที่ HR รับปากไว้กับหัวหน้างานหรือพนักงานถือเป็น "คำมั่นสัญญา" จำไว้เสมอว่าคำพูดของเราต้องมีน้ำหนักและเป็นจริง ถ้าสิ่งไหนเกินอำนาจหน้าที่ อย่าตกปากรับคำเด็ดขาด การสร้างสัมพันธภาพที่ดีสามารถทำได้ผ่านกิจกรรมที่ส่งเสริมความสัมพันธ์เชิงบวก เพื่อสร้างความไว้วางใจซึ่งกันและกัน ยึดหลักไว้เสมอว่า "อยู่ให้เขาไว้วางใจ จากไปให้เขาคิดถึง"
3. การทำข้อตกลงประสานประโยชน์
การสร้างข้อตกลงคือการประนีประนอมที่ไม่มีใครได้หรือเสีย 100% และเมื่อได้ข้อตกลงร่วมกันแล้ว ทุกฝ่ายต้องปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด
📋 การนำแนวคิดมาปรับใช้ในการแก้ปัญหาพนักงานและการทำ PIP
ในงาน HR มักนำหลักนี้มาใช้แก้ปัญหาเวลาพนักงานเริ่มหมดไฟหรือเฉื่อยชา แต่ยังไม่ถึงขั้นต้องเลิกจ้าง โดยนำเครื่องมือ PIP (Performance Improvement Plan) หรือแผนปรับปรุงผลงานมาใช้ ซึ่งเป็นแผนเฉพาะในการแก้ไขจุดที่ต้องปรับปรุงเร่งด่วน เช่น พฤติกรรมที่ไม่เหมาะสมในการทำงานร่วมกับผู้อื่น หรือเรื่องระเบียบวินัย
แผน PIP ที่ดีต้องเกิดจากการร่วมมือกันระหว่าง หัวหน้างาน HR และตัวพนักงาน มีการกำหนดเป้าหมาย เรื่องที่ต้องแก้ไข ระยะเวลา และวิธีการวัดผลเป็นลายลักษณ์อักษรอย่างชัดเจน เพื่อให้พนักงานมีแนวทางบรรลุเป้าหมาย จึงเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการพัฒนาผลงานและแก้ไขจุดอ่อนของพนักงานได้อย่างตรงจุด
4. การบำรุงรักษาการประสานประโยชน์
ขั้นตอนสุดท้ายคือการบำรุงรักษาสัญญาผ่านการประเมินผลอย่างเหมาะสม รักษาสิ่งที่เรารับปากไว้ ควบคู่ไปกับการรักษาสัมพันธภาพด้วยการติดต่อสื่อสารและสังสรรค์กันอย่างสม่ำเสมอเพื่อย้ำความไว้วางใจ
และ คน + สัญญา = การขับเคลื่อนงาน"
คนเป็นสินทรัพย์ที่มีค่าและจัดการยากที่สุดในองค์กร เพราะหากมีความไม่พึงพอใจ งานก็ไม่ดำเนินไป ดังนั้น เมื่อ HR ได้ใจคนในองค์กรมาแล้ว ก็ควรรักษาสัมพันธภาพนี้ให้อยู่ยาวนานและยั่งยืน
หลักการประสานประโยชน์จึงเป็นหัวใจสำคัญในงาน HR หากเรามี Mindset แบบประสานประโยชน์ เราจะมองเห็นช่องทางที่ทำให้ทุกฝ่ายเติบโตแบบ Win-Win ได้เสมอ
ขอให้มิตรรักแฟนเพจทุกท่านประสบความสำเร็จในหน้าที่การงานที่รับผิดชอบครับ
ด้วยรักและปรารถนาดี
ทนายสาย HR